Нужен ли путевой лист
Рассматриваем практическую пользу и реальные проблемы
26 января 2024
Предисловие: Автор текста не является налоговым консультантом, и описанное мнение не является руководством к действию. Каждый генеральный директор, совершая те или иные действия, делает их на свою ответственность.
Тут мы не расписываем законы, которые регулируют ведение хозяйства, а рассматриваем практические вещи из опыта. Путевые листы в реальности нужны для двух целей: доказательство того, что автомобиль используется в служебных целях и возможность списать топливо.
Автомобиль
Как мы уже писали в «Автомобиль на компанию, сколько экономим, какие налоги», у Вас в Уставе ООО скорее всего написано «Целью деятельности Общества является извлечение прибыли». Нельзя покупать автомобиль на компанию для личных нужд. Если налоговая докажет, что Вы используете автомобиль в личных целях, то тут же появляется огромная проблема, нужно оплатить все налоги – НДС, прибыль и НДФЛ. Итого, с машины в 6 млн. налогов набегало (НДС, прибыль, НДФЛ) 2 780 000, плюс пеня за просрочку, плюс штраф за неуплаченный вовремя налог.
Для ГИБДД сейчас наличие путевого листа на легковой автомобиль не важно, достаточно доверенности, ну или генеральный директор катается без доверенности. Для бухгалтера, пока Вы не заправляетесь на фирму, тоже неважно.
А для чего они нужны на практике?
Сейчас налоговая смотрит сквозь пальцы на то, куда Вы катаетесь, но Вы, наверное, видите тенденцию, всё очищается, обеляется. Сначала исключаются большие ляпы и со временем переходят к более мелким. Реальная ситуация из жизни уже была, что-то не нравилось инспектору, просил исправить и на отказ решил надавить через машины: «Сейчас запросим все путевые листы, докажем, что Вы используете автомобиль в личных целях…»- ну а дальше по списку – НДС, прибыль, НДФЛ. А что такое – предоставить путевые листы за прошлый года, если у Вас не транспортная компания, датчика GPS нету, маршруты не записываются? Это значит, что Вы должны сесть с бухгалтером, вспомнить, где Вы были в течение 247 дней и написать маршруты, да так, чтобы одометр совпадал. Такое себе занятие…
Топливо
Второе, для чего нужны путевые листы, как мы писали выше это возможность списать топливо. Экономическую целесообразность данного действия мы описали в «Сколько можно сэкономить на топливе?». Какие у нас варианты заправки автомобиля?
За собственные наличные. Самый простой вариант. Платим за топливо по факту в два раза больше, но всё равно это проще, чем покупать топливо на фирму. Заправляемся так, пока желание сэкономить не берёт своё, тогда…
Приобретаем топливную карту и заправляемся с неё, а дальше варианты. НДС по выставленным счетам-фактурам мы, конечно, принимаем. Пока на это не обращают внимания, да и в сумме в месяц там 1500 – 3000 НДС, мелочи никто не будет кошмарить. А для того, чтобы принять в расход само топливо, которое по бухгалтерии куплено и никуда не делось, нужны либо путевые листы, либо продать его куда-то.
Продать мы можем опять же только с НДС, потому тогда и покупка не имеет смысла. А не списывать и «хранить на складе», значит у Вас где-то должен быть «склад», на котором будет находиться около 5 кубометров топлива, который Вы, конечно, не сможете показать, если Вас спросят. На вопрос: «А где? - мы ответим,- А там.»- но любой инспектор, если ему нужно будет, легко докопается до истины.
Тогда возвращаемся к путевым листам, но чтобы принять в расход пару тысяч за месяц нам нужно составить 22 путевых листа. Допустим автомобиль проезжает 15 000 км в год, делим на 247 рабочих дней, получаем 61 км/день, а это значит, что простой маршрут не особо сделаешь, да ещё и разный на каждый день. Всё равно нужно садиться, выписывать адреса и в Яндекс картах выстраивать маршруты, чтобы видеть километраж (одометр же должен биться) и время.
В этот момент хочется просто прийти к бухгалтеру и сказать: «Марья Ивановна, составьте путевые листы. Возьмите адреса клиентов, да накидайте плюс минус». Скорее всего, Вы не особо паритесь тем, чтобы записывать, куда Вы катались, во сколько выехали, во сколько вернулись, значит бухгалтеру придётся «восстанавливать маршруты» самой. А там два варианта, либо будет полная липа, либо будет долго. И если мы посчитаем, сколько бухгалтеру времени займёт создание качественных путевых листов, то вся экономия выветривается с его зарплатой. И тогда опять возвращаемся к первому варианту – за наличные, потом к безналу, но к хранению на складах, потом, ещё раз считаем путевые листы и так по кругу.
Для того, чтобы снизить себестоимость ведения путевых листов, мы и создали данный сервис. Зарегистрироваться и попробовать бесплатно можно «тут».
Нужны ли путевые листы? Решайте сами. Как по мне, нужны. Срок налоговых проверок – 3 года. Уж лучше сразу записать, где Вы были, чем потом в течение 10 дней сидеть с Яндекс навигатором, выстраивать маршруты, чтобы километраж совпадал. А если не записывали и хотите восстановить учёт, то можем помочь. Мы, конечно, не сможем воспроизвести в 100% совпадающий маршрут (да и Вы сами не вспомните, были Вы сначала у Клиента1, а потом у Клиента2, или наоборот), но если Вы помните, что были тут, там и потом ещё там, то в сумме дорога будет плюс минус правильная. Пользуйтесь и ведите бухгалтерию полноценно.